后勤大部队,昆彩一家人
2015年7月31日,劲嘉集团2015半年工作会议在昆彩圆满召开。而作为会务组的一员,我很有幸能参与其中,见证了昆彩人团结奋进的拼搏精神。
一、筹备
从接到通知集团要在昆明召开半年工作会议开始,昆彩的筹备工作便马不停蹄地开展起来。在结合了上一季度江西丰彩丽的经验后,我们根据昆彩的自身特点和云南的不同特色,开始分工准备。
项目组、会务组、参访组……每个小组都分工明确,按计划准时地不断改进和完善着昆彩的点点滴滴。为了给参会领导更好的参会体验,我们还专门请来了老师来为会务组的几位同事培训。从怎么上茶到怎么换杯、再到怎么续水,老师都做了详细的讲解。因为之前从没有过类似的工作经验,会务组同事们的动作都略显生疏。但她们没有放弃,一遍遍地练习、一次次地走位,终于找到了最适合自己的方式。
7月30日,会务组兵分两路,一边阵守会场,一边参与接待。杜鹃、牛晨、章基娜、周娟、王妍五人一早便开始了会场的布置工作。会议指南、便笺、写字笔的装袋,纸巾、水果的摆盘,饮料、烟灰缸、水果盘的排列,椅子的摆放,一项项工作堆叠在一起接踵而来,但她们不抱怨不叫苦,一丝不苟地完成了所有工作,力图将昆彩最完美的一面展现在所有参会领导面前。
二、接待
除了会务组剩下的三人以外,唐主任和王锦也加入到了报到当天的签到工作中。一大早,我们五人就带着所有东西赶往住宿地。拿到房卡后,首先登记所有的房号,然后两人一组,将事先准备好的欢迎词和会议指南按房间发放。
同时,我们五人与机场接机、举牌的同事也紧密联系,争取做到整个接机、接待、入住的过程能无缝对接。到当天18:00,除最晚一班机的两个领导外,所有参会领导均已进入房间休息。
三、开会
7月31日8:30,随着集团及各分公司领导的到来,会议准时开始。在施融融的带领下,上茶、续水、撤杯、摆放水果,各项工作一气呵成,在不影响会议的同时最大程度地追求完美。
此外,会场外一直有会务组的同事依次站岗,为参会领导做好指路、问询的工作。
四、仍未结束的结束
一天的会议很快结束了,但后勤人员的工作还没有结束。收拾会场,分批送机等工作仍在有条不紊地进行着。有始有终、坚持到底,是我们的原则。
从准备到开始到结束,前后几个月的时间,尽管我们都很忙碌,但过得又很充实。从细节入手,专门制作的房卡包、餐盘纸,会议各流程的短信提示、高水准的服务都体现出昆彩领导班子对这次会议的高度重视,作为会议的东道主,很高兴最后我们取得了这么好的成绩,让集团及各分公司的领导看到了昆彩这道靓丽的风景。闲暇之时,我们仍会回想这次会议的每个细节,总结着这次的经验与不足,也期待着下次会议能有更让人惊艳的表现。